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Riunione aziendale: come gestirla senza perdere tempo

Gestire una riunione aziendale non è una cosa semplice.

Sono fin troppi gli elementi da tenere in considerazione: i bisogni specifici di ogni singolo partecipante, la strutturazione del discorso, il prepararsi a gestire ogni singola obiezione, restare focalizzati sul raggiungimento dell’obiettivo.

Proprio per questo abbiamo creato questo prontuario che ti aiuterà a gestire al meglio le riunioni di lavoro.

Da come convocare una riunione a come organizzarla, da come preparare il discorso facendo attenzione ad ogni singolo partecipante a come raccogliere i feedback e stimolare le persone a passare all’azione.

Affronteremo gli aspetti più importanti per evitare le “classiche” riunioni aziendali che durano ore e ore senza arrivare a una conclusione.

Indire una riunione aziendale: la premessa

Solitamente quando in un’azienda (così come all’interno di qualsiasi gruppo di lavoro) viene indetta una riunione le ragioni appartengono quasi sempre allo stesso ventaglio di opzioni:

  • creare una nuova strategia;
  • affidare dei compiti;
  • dare dei feedback per eventuali correzioni;
  • motivare i collaboratori ad assumersi un incarico;

Alla luce di questo, è di vitale importanza, prima di fare qualsiasi altra cosa, avere perfettamente chiaro il motivo per cui tutte queste persone sono state riunite.

Qual è lo scopo per cui è stata indetta la riunione?

Cosa deve accadere affinché tu possa sapere che la riunione è andata a buon fine?

Insomma, la premessa fondamentale è avere chiari gli obiettivi. Altrimenti, tutto ciò che seguirà sarà una semplice chiacchierata (più o meno confusa), che non porterà ad alcun risultato.

Una volta definiti gli obiettivi, possiamo passare all’organizzazione vera e propria.

 

Come organizzare una riunione di lavoro

Per quanto riguarda l’organizzazione, un’attività preliminare importante è: controllare lo spazio e l’ambiente.

Sembra secondario, ma è fondamentale che tu sappia dove verrà tenuta la riunione.

L’ideale è che si svolga all’interno di una stanza sufficientemente ampia per le persone convocate, con un tavolo circolare, in modo che ognuno possa guardare gli altri partecipanti, all’interno di un contesto nel quale tutti sembrano uguali. In un ambiente che spinge verso l’uguaglianza ogni partecipante si sentirà libero di dire la sua.

Sempre nell’ottica di come organizzare una riunione di lavoro, un aspetto importante è valutare l’utilizzo di materiale audio-visivo. Se la riunione aziendale prevede di riprodurre video, slide e materiali multimediali, preoccupati di avere con te tutto ciò che ti serve per mostrarlo (magari fai proprio un prova all’interno della sala riunione, per assicurarti che tutto vada come desideri). In caso contrario, prendi in considerazione seriamente l’utilizzo di video o di immagini: in questo modo il tuo intervento risulterà molto più chiaro ed interessante.

Altro consiglio organizzativo: stabilisci un tempo di inizio e di fine per la riunione.

In questo modo tranquillizzerai tutti i presenti sull’orario della conclusione.

Se la riunione dura più di due ore, stabilisci una pausa caffè. Se invece dura meno, preoccupati di organizzare un piccolo rinfresco per la fine. In questo modo, dopo aver parlato di lavoro in veste professionale, i partecipanti potranno trascorrere del tempo insieme in una circostanza più conviviale. Sarai felice di notare come, in questa fase, riceverai molte domande e chiarimenti, che altrimenti non avresti ricevuto.

Questo renderà ulteriormente più chiara ed efficace la riunione.

 

Come gestire una riunione: consigli pratici

Ricapitoliamo!

A questo punto sai quali sono gli obiettivi della riunione, e sai anche dove si terrà e secondo quali orari.

Ora devi avere perfettamente chiaro chi vi parteciperà. E non solo. Sicuramente conosci almeno un po’ i tuoi collaboratori e sai bene cosa è importante per loro, quali sono i loro obiettivi e quali sono i loro valori. Questi ti saranno estremamente utili. Infatti, nessuno ti ascolterà se non crede che ciò che stai dicendo in qualche modo gli sarà utile. Proprio per questo, l’ideale è che tu butti giù un elenco dei partecipanti, segnando per ognuno di loro quali sono i suoi obiettivi e quali sono i suoi valori.

Una volta che tutto questo è nero su bianco, avrai a tua disposizione una mappa di quelli che sono i punti da toccare e avrai a tua disposizione tutte le leve persuasive che ti occorrono per spronare i tuoi collaboratori a portare avanti gli obiettivi della riunione.

Infatti, per stimolare all’azione devi cancellare dalla mente per un attimo le tue personali motivazioni e tenere presente quelle dei collaboratori. In questo modo, durante l’intervento, saprai esattamente cosa devi maggiormente sottolineare.

Altro aspetto importante è come strutturare il discorso ad una riunione aziendale.

Appena cominci la riunione, la prima cosa da dire riguarda la durata e lo scopo della riunione.

Ovviamente, quando andrai a spiegare lo scopo, legalo alle motivazioni e ai valori dei singoli partecipanti. Così facendo avrai l’attenzione dei tuoi interlocutori, che non vedranno questo incontro semplicemente come utile all’azienda, ma soprattutto utile a loro stessi.

Una volta fatto questo, segui la seguente struttura per il discorso:

  1. Metti in evidenza il problema
  2. Delinea i vari modi (se ci sono) in cui si è tentato di superarlo
  3. Mostra i vari modi in cui altri hanno trovato una soluzione
  4. Usa esempi pratici per chiarificare elementi che potrebbero sembrare troppo generici
  5. Usa statistiche e casi di studio per dare autorevolezza a ciò che dici
  6. Concludi spiegando come la situazione potrebbe degenerare se non si trova una soluzione e quali saranno benefici se la situazione si risolve
  7. Invoglia a prendere la parola e a dare un feedback.

Nel fare questo, ricorda di usare una comunicazione carismatica.

Ti stai chiedendo in che senso?

La Programmazione Neuro-Linguistica ha notato che le persone che utilizzano tutti e tre i canali di comunicazione riescono a farsi ascoltare da un maggior numero di persone. Infatti, quando parliamo (così come quando scriviamo) le nostre parole fanno sempre riferimento ad un canale sensoriale. Qualcuno ad esempio dice: “Ho la situazione chiara davanti agli occhi!” Qualcun altro preferisce dire: “Quello che mi dici mi risuona perfettamente”. Così come qualcun altro magari dice: “Ho la sensazione che tutto sia a posto così”. Insomma, esprimono lo stesso concetto ma con parole diverse. Queste parole fanno riferimento a tre canali sensoriali diversi: visivo, auditivo e cinestesico (ovvero legato alle sensazione).

Alla luce di questo, fai attenzione alle parole che usi e preoccupati di stimolare ogni singolo canale sensoriale: inserisci parole visive, auditive, o che fanno riferimento a sensazioni. In questo modo il tuo eloquio risulterà estremamente irresistibile.

Quando la riunione si avvia verso la conclusione. ricordati di raccogliere il feedback da ogni singolo partecipante 

Questo è il momento in cui sono i tuoi collaboratori a dover parlare, raccontando le loro perplessità, i dubbi, oppure offrire delle soluzioni.

Per fare questo devi stare attento a non giudicare mai un intervento come positivo o negativo. Invoglia i partecipanti complimentandoti sempre per ciò che propongono, ringrazia per aver sollevato eventuali dubbi e rispondi nel modo più chiaro possibile.

Alcuni interventi potrebbero sembrarti come un attacco personale, proprio per questo ti avviso: in questi casi mantieni la calma e continua a rispondere in modo chiaro e disponibile. Dimostrerai la tua capacità di rimanere centrato sull’obiettivo, senza farti distrarre da elementi che non hanno altro scopo che creare confusione.

Infine, ma non per importanza, ecco cosa devi fare prima di liberare i partecipanti: stimola all’azione. Sempre!

Come abbiamo detto, una riunione si conclude sempre con un’azione. Se questa manca, allora la riunione sarà stata completamente inutile.

In molti casi, se hai seguito i singoli passi di questa guida, saranno i tuoi stessi collaboratori a proporsi per mettere in pratica ciò che è stato deciso.

 

Strumenti utili per una riunione aziendale perfetta

Volendo sintetizzare in un’unica frase tutto il processo per una riunione aziendale perfetta: struttura l’intera riunione in relazione ai partecipanti, creando un discorso che renda per loro semplice non solo la comprensione ma anche il decidere di passare all’azione.

Tenere una riunione aziendale è tra le attività più complesse per la varietà di elementi da considerare.

Inoltre occorrono organizzazione, gestione del tempo, capacità relazionali, saper comunicare efficacemente, tutte competenze che potrai migliorare partecipando a LEAD MAN, il percorso per diventare un leader carismatico capace di guidare le persone, e dove scoprirai tanti strumenti e tecniche utili per gestire le riunioni di lavoro in maniera efficace. 

 

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