Come gestire una riunione e fare in modo che i tuoi collaboratori passino all’azione Per leggere questo articolo impiegherai: 5 minuti 15 secondi

Gestire una riunione di lavoro non è una cosa semplice, sono fin troppi gli elementi da tenere in considerazione: i bisogni specifici di ogni singolo partecipante, la strutturazione del discorso, così come il prepararsi a gestire ogni singola obiezione.

Proprio per questo ho deciso di scriverti questo prontuario che ti aiuterà a gestire al meglio ogni singola riunione.

Ma che cosa ti devi aspettare da questo articolo?

Nello specifico affronteremo i seguenti punti:

  • In che modo gestire lo spazio e l’ambiente durante una riunione
  • Come preparare il discorso facendo attenzione ad ogni singolo partecipante
  • Come strutturare il discorso
  • Come raccogliere i feedback
  • In che modo far seguire un piano di azione

Insomma, mi piacerebbe accompagnarti passo dopo passo nella creazione di una riunione che porta esattamente quei benefici per la quale è stata indetta.

Non a caso, quando in un’azienda (così come all’interno di qualsiasi gruppo di lavoro) viene indetta una riunione le ragioni appartengono quasi sempre allo stesso ventaglio di opzioni:

  • Creare una nuova strategia
  • Affidare dei compiti
  • Dare dei feedback per eventuali correzioni
  • Motivare i collaboratori ad assumersi un incarico

Alla luce di questo, è di vitale importanza, prima di fare qualsiasi altra cosa, avere perfettamente chiaro il motivo per cui tutte queste persone sono state riunite.

Qual è lo scopo per cui è stata indetta la riunione?

Cosa deve accadere affinché tu possa sapere che la riunione è andata a buon fine?

Insomma, prima di tutto è fondamentale avere chiari gli obiettivi. Altrimenti, tutto ciò che seguirà sarà una semplice chiacchierata (più o meno confusa), che non porterà ad alcun risultato. Questa è la premessa, una volta che questa è perfettamente delineata, allora possiamo passare all’organizzazione vera e propria.

  1. Controlla lo spazio e l’ambiente

Sembra secondario, ma è fondamentale che tu sappia dove verrà tenuta la riunione. L’ideale è che si svolga all’interno di una stanza sufficientemente ampia per le persone convocate, con un tavolo circolare, di modo che ognuno possa poter guardare gli altri partecipanti, all’interno di un contesto nel quale tutti sembrano uguali. Ti tranquillizzo, in questo modo non rischi che la tua autorità venga meno: anzi, in un ambiente che spinge verso l’uguaglianza ogni partecipante si sentirà libero di dire la sua.

A questo punto, però, devo porti una domanda: Hai previsto di utilizzare del materiale audio visivo durante la riunione?

In caso positivo, preoccupati di avere con te tutto ciò che ti serve per mostrarlo (magari fai proprio un prova all’interno della sala riunione, per assicurarti che tutto vada come desideri).

In caso negativo, invece, prendi in considerazione seriamente l’utilizzo di video o di immagini: in questo modo il tuo intervento risulterà molto più chiaro ed interessante.

Infine, stabilisci un tempo di inizio e di fine per la riunione: in questo modo tranquillizzerai tutti i presenti sull’orario della conclusione. In più voglio darti un consiglio personale: se la riunione dura più di due ore, stabilisci una pausa caffè. Se invece dura meno, preoccupati di organizzare un piccolo rinfresco per la fine. In questo modo, dopo aver parlato di lavoro in veste professionale, i partecipanti potranno trascorrere del tempo insieme in una circostanza più conviviale. Se lo farai, sarai felice nel notare come, in questa fase, riceverai molte domande e chiarimenti, che altrimenti non avresti ricevuto. Questo renderà ulteriormente più chiara ed efficace la riunione.

  1. Attenzione ad ogni singolo partecipante

Ricapitoliamo: sai quali sono gli obiettivi della riunione, e sai anche dove si terrà; a questo punto devi avere perfettamente chiaro chi vi parteciperà. E non solo.

Do per scontato che conosci almeno un po’ i tuoi collaboratori e sai bene cosa è importante per loro, quali sono i loro obiettivi e quali sono i loro valori (a riguardo, se ti va di approfondire, ti consiglio di leggere questo articolo: http://www.pnlcorsi.it/valori-ti-aiutano-creare-obiettivi-auto-realizzanti/), questi ti saranno estremamente utili. Infatti, nessuno ti ascolterà se non crede che ciò che stai dicendo in qualche modo gli sarà utile.

Proprio per questo, l’ideale è che tu butti giù un elenco dei partecipanti, segnando per ognuno di loro quali sono i suoi obiettivi e quali sono i suoi valori. Una volta che tutto questo è nero su bianco, avrai a tua disposizione una mappa di quelli che sono i punti da toccare.

Ma ti dirò di più: una volta chiariti obiettivi e valori, avrai a tua disposizione tutte le leve persuasive che ti occorrono per spronare i tuoi collaboratori a portare avanti gli obiettivi della riunione.

Infatti, per stimolare all’azione devi per un attimo cancellare dalla mente le tue personali motivazioni, per tenere presenti quelle dei collaboratori. In questo modo, quando preparerai l’intervento, saprai esattamente cosa devi maggiormente sottolineare e che è in risonanza con i partecipanti.

  1. Come strutturare il discorso

Appena cominci la riunione, la prima cosa da dire riguarda la durata e lo scopo della riunione. Ovviamente, quando andrai a spiegare lo scopo, legalo alle motivazioni e ai valori dei singoli partecipanti. Così facendo avrai l’attenzione dei tuoi interlocutori, che non vedranno questo incontro semplicemente come utile all’azienda, ma soprattutto utile a loro stessi.

Una volta fatto questo, segui la seguente struttura:

  • Metti in evidenza il problema
  • Delinea i vari modi (se ci sono) in cui si è tentato di superarlo
  • Mostra i vari modi in cui altri hanno trovato una soluzione
  • Usa esempi pratici per chiarificare elementi che potrebbero sembrare troppo generici
  • Usa statistiche e casi di studio per dare autorevolezza a ciò che dici
  • Concludi spiegando come la situazione degenererà se non si trova una soluzione e quali saranno benefici se la situazione si risolve
  • Invoglia a prendere la parola e a dare un feedback.

Nel fare questo, ricorda di usare un linguaggio carismatico.

Ma cosa intendo per linguaggio carismatico?

La Programmazione Neuro-Linguistica ha notato che le persone che maggiormente si fanno ascoltare, quando parlano, riescono a stimolare tutti i sensi dell’interlocutore. Infatti, quando parliamo (così come quando scriviamo) le nostre parole fanno sempre riferimento ad un canale sensoriale.

Qualcuno ad esempio dice: “Ho la situazione chiara davanti agli occhi!

Qualcun altro preferisce dire: “Quello che mi dici mi risuona perfettamente”.

Così come qualcun altro magari dice: “Ho la sensazione che tutto sia a posto così”.

Insomma, esprimono lo stesso concetto ma con parole diverse. Queste parole fanno riferimento a tre canali sensoriali diversi: visivo, auditivo e cinestesico (ovvero legato alle sensazione).

Alla luce di questo, fai attenzione alle parole che usi e preoccupati di stimolare ogni singolo canale sensoriale: inserisci parole visive, auditive, che fanno riferimento al senso del gusto, del tatto, così come dell’olfatto.

In questo modo il tuo eloquio risulterà estremamente irresistibile.

  1. Raccogliere il feedback

Adesso viene la parte interessante: notare, nello specifico, quanto la riunione ha sortito i suoi effetti. Questo è il momento in cui sono i tuoi collaboratori a dover parlare, raccontando le loro perplessità, i dubbi, oppure offrire delle soluzioni.

Per fare questo devi stare attento a non giudicare mai un intervento come positivo o negativo. Invoglia i partecipanti complimentandoti sempre per ciò che propongono, ringrazia per aver sollevato eventuali dubbi e rispondi nel modo più chiaro possibile.

Alcuni interventi potrebbero sembrarti come un attacco personale, proprio per questo ti avviso: in questi casi mantieni la calma e continua a rispondere in modo chiaro e disponibile. Basterà questo per farli cadere, in più dimostrerai la tua capacità di rimanere centrato sull’obiettivo, senza farti distrarre da elementi che non hanno altro scopo che creare confusione.

  1. Stimola all’azione

Come abbiamo detto, una riunione si conclude sempre con un’azione. Se questa manca, allora la riunione sarà stata completamente inutile. In molti casi, se hai seguito i singoli passi di questa guida, saranno i tuoi stessi collaboratori a proporsi. Quando questo accade, restituisci ciò che ti hanno proposto sottolineando in che modo questa azione è in risonanza con i loro valori e in che modo li aiuterà a raggiungere i propri obiettivi personali.

Se, invece, nessuno si dovesse fare avanti, vuol dire che ti toccherà essere più persuasivo. Abbiamo già detto che devi conoscere i tuoi collaboratori: alla luce di queste conoscenze già sai chi è più adatto per una mansione e chi lo è per un’altra. Quindi chiedi esplicitamente il loro aiuto, continuando a fare leva sui loro obiettivi e sui loro valori.

Una volta che un tuo collaboratore si è preso un impegno, specificalo chiedendogli entro quanto tempo avrà concluso. Infine, mostrati disponibile, chiedendogli: “C’è qualcosa che ti risulta poco chiaro e nel quale hai bisogno del mio aiuto?

Anche in questo caso, non far sentire giudicato il tuo interlocutore, deve poter avere la certezza che un suo eventuale problema sia accolto da te con estremo interesse, sapendo che sarai in grado di andargli incontro.

Una volta fatto questo puoi anche congratularti con te stesso, perché sono certo che la riunione è stata un vero e proprio successo!

 

Insomma, se dovessi sintetizzare tutto ciò che ti ho scritto in un’unica frase, potrei dirti: struttura l’intera riunione in relazione ai partecipanti, creando un discorso che renda per loro semplice non solo la comprensione ma anche il decidere di passare all’azione.

A questo punto, però, sono io che chiedo un feedback a te: quali difficoltà incontri durante una riunione? Quali sono gli elementi difficili da gestire per te?

Scrivi nei commenti, così che per me sarà facile risponderti nel più breve tempo possibile.

Infine, se ti va puoi scaricare l’articolo in un comodo pdf, così da averlo sempre con te anche quando la connessione ad internet non è disponibile.

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