9 consigli ninja per gestire al meglio il tuo tempo Per leggere l'articolo impiegherai circa 2 minuti e 15 secondi

Il tempo! Per alcuni non se ne ha mai abbastanza. E se anche tu sei un imprenditore o un libero professionista sai bene a cosa mi sto riferendo. Proprio per questo oggi voglio dedicare l’intero articolo a segnarti 9 consigli ninja che ti aiuteranno a gestirlo nel modo migliore. Si tratta di nove principi che, se applicati tutti, ti consentiranno di avere il tempo che ti occorre per svolgere il tuo lavoro, e averne altro per fare tutte le altre attività.

Ma andiamo subito a vederli!

  1. Segna in agenda quelle attività che puoi fare oggi e faranno una grande differenza domani

Il principio di Parkinson dice che il lavoro si espande per occupare tutto il tempo che hai a disposizione. Di conseguenza se hai tre ore per preparare una relazione, quello è il tempo che ci impiegherai per finirla. Proprio per questo se non riservi in agenda del tempo dedicato alla formazione, alla ricerca e allo sviluppo, al marketing e a tutte quelle attività che renderanno la tua azienda più produttiva e solida, il lavoro operativo che hai si espanderà e consumerà tutto il tempo che hai a disposizione. E, di conseguenza, ti ritroverai a non aver lavorato sulle attività più redditizie per le tua azienda.

  1. Compila una lista di progetti aperti

Ti sarà capitato già di sentire questa metafora: la tua mente opera come un computer. Proprio per questo, quando hai tanti progetti incompleti o a metà è come se tu avessi tante finestre aperte sul tuo laptop; quindi, ecco che l’efficienza cala e tutto il lavoro diventa più lento, compresa la gestione del tempo. Un rimedio a questo consiste nel compilare una lista completa di tutti i cicli o progetti aperti che hai in questo momento. Ti puoi limitare a scriverla su un foglio di carta, assicurandoti di scendere nello specifico. Quindi non scrivere “recuperare i crediti” ma “Marco Rossi 2000 euro, Mario Bianchi 1600 euro…” e così via. Essere specifico, infatti, ti aiuterà a chiudere le finestre e a recuperare le energie. Aggiornata la lista una volta alla settimana (al massimo una volta ogni quindici giorni) e periodicamente deppenna i progetti che hai concluso.

  1. Usa le liste

È provato che se ogni giorno (o anche ogni settimana) compili una lista di cose da fare, la tua produttività aumenta notevolmente. Proprio per questo almeno una volta a settimana dedica del tempo a buttare già una lista di attività da svolgere (magari prendendo spunto anche dalle attività presenti nella lista dei cicli aperti), infine porta la lista sempre con te. Ogni sera dedica almeno cinque minuti a compilare il piano della giornata successiva.

  1. Fallo subito!

Se devi svolgere un attività che richiede meno di cinque minuti, falla subito e non rimandarla. Dal punto di vista del tempo, ci vuole molto meno tempo a svolgerla immediatamente piuttosto che scriverla in agenda, cominciarla e poi interromperla. Ad esempio, se fai in colloquio con una persona e rimanete d’accordo che le manderai una breve relazione scritta, fallo non appena esci dall’incontro. Sarai più fresco e ricorderai tutti i dettagli. Se non lo fai subito, quello che doveva essere un progetto di cinque minuti rischia di dilatarsi sino ad occupare mezz’ora di tempo.

  1. Il tempo si espande e si contrae a seconda del tuo stato d’animo

Quando hai l’idea di non avere tempo è perché, di fatto, stai inseguendo le mete di qualcun altro. Rifletti su questo concetto ogni volta in cui ti senti troppo carico di lavoro: fermati e ragiona su quello che vuoi davvero fare tu. Troverai un grandissimo sollievo da questo servizio. Inoltre devi sapere che quando un individuo sente di non avere tempo è perché in qualche modo a livello profondo ha smesso di essere il “vero” sé stesso: si sta facendo guidare dagli altri, dall’universo materiale che lo circonda, sta cercando di essere qualcuno che non è.

  1. Pensa a quali attività fatte regolarmente fanno la differenza in azienda

Il tempo non è infinito. Devi imparare a dedicare oggi del tempo a quelle attività che faranno un enorme differenza per il tuo successo domani. Se hai una piccola impresa o un’attività professionale, il 25-30% del tuo tempo settimanale dovrebbe essere dedicato a queste attività:

– Ricerca, sviluppo e inno vocazione

– Formazione e motivazione del personale

Marketing

– Pianificazione e coordinazione

– Gestione finanziaria

E, in generale, a tutte quelle attività che renderanno la tua azienda più forte (senza dimenticare la tua famiglia, ovviamente). Se la tua azienda è strutturata, il tempo che devi dedicare a queste attività è il 50%. Se, invece, se un commerciale o un agente di commercio, almeno il 25-30% del tuo tempo dovrebbe essere dedicato a fare marketing e sviluppo di nuovi clienti.

  1. Certe attività non svolte oggi, diventano una crisi domani

Se corri sempre dietro alle priorità degli altri (dei clienti, dei tuoi responsabili o dei tuoi collaboratori) e non usi il tempo per fare le attività segnate al punto 6, queste ultime diventeranno sempre più critiche, sino a quando non si trova sformeranno in vere e proprie crisi, che stravolgeranno qualsiasi tua pianificazione. Le persone non formate fanno errori, le persone non motivate se ne vanno, la famiglia a cui non dedichi la giusta attenzione si sfalda. Quindi, dedica almeno il 25-30% del tuo tempo alle attività presenti al punto 6, inserendole in agenda come dei veri e propri appuntamenti.

  1. Le e-mail sono dei vampiri del tempo

Nessuna grande organizzazione è stata costruita scrivendo delle e-mail. Per costruire aziende di successo devi incontrare e coinvolgere le persone. Se passi tutto il tempo a rispondere alle mail, il numero di mail aumenterà sempre di più. Così, dopo aver finalmente risposto alle cento mail che hai ricevuto, ecco che il destinatario della prima ti ha già risposto, magari richiedendoti ulteriori informazioni. Di conseguenza dedica un momento preciso della tua giornata alla lettura e alla scrittura delle mail, sapendo che quello è il tempo da dedicarci e non di più.

  1. Delega alle persone giuste

Se sei bravo, la tua attività crescere e sempre più persone vogliono avere a che fare con te. Non si può evitare! Proprio per questo devi diventare bravo a delegare. Scegli le persone giuste, spiega loro per filo e per segno come si svolge quel lavoro, e programma degli incontri regolari con i delegati dove raccogli i feedback e resti aggiornato circa il piano di lavoro.

Che ne pensi? Quale, tra questi consigli, puoi iniziare a mettere in pratica già adesso?

Fammelo sapere e se vuoi diventare, un vero maestro della gestione del tempo, vieni a dare un’occhiata qui!

 

Commenta
Condividi