6 regole per una riunione di lavoro perfetta

A cosa prestare attenzione?

C’è chi la vede come una perdita di tempo, chi come un fastidio e chi, invece, come un modo per prendersi un paio d’ore di pausa: stiamo parlando della riunione di lavoro, spesso al centro di veri e propri dibattiti tra chi la reputa fondamentale per il buon funzionamento di un’azienda e chi, con l’avvento delle nuove tecnologie, è fermamente convinto che sia un modo di fare impresa ormai superato.

La vera questione, tuttavia, più che sulla riunione di lavoro in sé, è legata al modo in cui viene svolta una riunione di lavoro. Se si pensa che una riunione di lavoro che deve portare alla definizione di strategie di successo per un business sia una gara a chi urla di più o nient’altro che il monologo del capo di turno, si sbaglia di grosso!

Sono queste le sei regole da seguire per avere una riunione di lavoro produttiva:

  • si inizia dando 10 minuti di tempo ad ogni partecipante per poter annotare su un foglio di carta, un block notes, un’agenda o quant’altro tutte le proprie idee, i suggerimenti e i punti di vista personali sul tema della riunione
  • conclusi i primi 10 minuti, vengono dati un altro paio di minuti per far si che ogni partecipante possa rileggere la propria lista al fine di selezionare le 2/3 idee che sembrano più importanti ed interessanti
  • a turno, ognuno dei partecipanti espone le sue idee, senza dover convincere nessuno sulla loro bontà o fattibilità, ma semplicemente esternando i pensieri annotati su carta. Tutte le idee vengono quindi annotate su una lavagna
  • vengono dati altri 5 minuti di tempo per permettere ad ognuno di analizzare e valutare le idee scritte sulla lavagna, esprimendo su un foglio la propria preferenza per quella più interessante dopo aver annotato la propria preferenza su carta
  • a turno ognuno esprime agli altri il proprio voto, sul quale è possibile anche discutere, ma ciò non deve mai portare al cambiamento della propria idea o del proprio voto. Sulla lavagna viene quindi assegnato un punto ad ogni idea presente per eleggere, alla fine, quella che ha riscosso i maggiori consensi
  • l’atto conclusivo, quello della decisione in sè, non spetta però al gruppo, il quale ha già esposto e votato le proprie idee; l’ultima parola è sempre, e comunque, quella dell’imprenditore o del consiglio di amministrazione, la cui volontà può, più o meno, sovrapporsi a quella del gruppo

Questo modo di condurre una riunione di lavoro (divenuto, ad esempio, uno standard per Google), è molto veloce, e tiene conto del fatto che le idee che alla fine si rivelano le più forti, sono quelle che nascono dalle riflessioni individuali, un aspetto che molte volte i meeting ed i brainstorming tradizionali non tengono in conto.

Utilizzando una strategia di riunione di questo tipo, inoltre, si analizzano più proposte nello stesso momento, e nessuno corre il rischio di essere influenzato dagli altri e trovarsi, giocoforza, a seguire la maggioranza. Il modello, ovviamente, non è immune da conflitti o discussioni, le quali, alla fine dei conti, non faranno altro che aiutare il gruppo a trovare un punto di vista condiviso da tutti.

Spesso l’idea che una riunione di lavoro sia una seccatura è legata all’incapacità di molti individui di gestire al meglio il proprio tempo.

Il time management è uno dei campi nei quali la 4 M.A.N Consulting, società fondata dal dott. Roberto Castaldo, propone la sua consulenza, un passo decisivo per il raggiungimento dell’eccellenza del tuo business!

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