13 applicazioni per renderti più produttivo durante la giornata Per leggere questo articolo impiegherai: 5 minuti e 10 secondi

Si possono trovare dozzine di applicazioni per gestire le tue attività quotidiane (o, come dicono gli americani, la tua To Do List): alcune di queste sono a pagamento, alcune sono gratuite. In entrambi i casi, ti trovi di fronte ad una lista pressoché sterminata, il che non rende facile scegliere cosa si addice di più alle tue esigenze.

Già nel 2006 Giana Trapani, la fondatrice di lifehacker, aveva individuato più di 17 milioni di applicazioni software e siti web per gestire le To Do List, ed oggi saranno più del doppio. Farsi largo in questo mare fatto di applicazioni molto poco utili (anche se a pagamento) e applicazioni gratuite che promettono grandi funzionalità (ma che alla prova dei fatti non sono in grado di soddisfare le esigenze minime) non è semplice.

Ecco perché ho selezionato le migliori applicazioni presenti sul web.

Any.do

Se cerchi un’applicazione con funzionalità maggiori che funzioni su molte piattaforme diverse allora Any.do fa al caso tuo. Con questa applicazione puoi organizzare le tue attività per data, suddividendole tra ciò che devi fare oggi e ciò che devi fare nei giorni a venire, in più puoi catalogarle come preferisci attribuendo dei tag. Con un account premium è possibile inoltre aggiungere sotto-attività, file e note, oltre che condividere le attività con altre persone. Any.do è gratis. La versione premium costa 2.99 euro al mese.

Cheddar

Il Cheddar è anche un formaggio a pasta dura e gialla, che ha origine nell’omonimo villaggio inglese nel Somerset e l’applicazione richiama gli stessi colori che ti aspetteresti dal formaggio. Cheddar permette una gestione delle attività molto semplice, usando la tastiera. Aprendo l’applicazione, infatti, puoi immediatamente inserire un’attività. Premendo Invio l’attività è confermata ed è possibile inserirne una nuova. Se vuoi inserire tag, formattazione, link o emoticon è possibile farlo. La sincronizzazione tra i dispositivi è praticamente immediata. In più Cheddar è gratis.

Clear

Clear rispetta il suo nome: questa applicazione è completamente gestuale: scorrendo verso l’alto il dito si crea un’attività, scorrendo verso destra si marca l’attività come fatta, e scorrendo verso il basso si accede alla lista delle liste e scorrendo due volte si accede alle impostazioni. Non ci sono pulsanti! Le attività sono marcate con un colore diverso a seconda della priorità ed è possibile gestire una data di esecuzione.

Due

Una delle cose più importanti nella gestione delle tue attività è la data di esecuzione. Due permette di gestire questa informazione con la stessa semplicità con cui si crea una nuova attività. Quando inserisci un’attività puoi inserire immediatamente una data ed un’ora di esecuzione oltre che un reminder. La lista quindi riporterà le attività in ordine di esecuzione. Due, in più, supporta anche le attività ricorrenti e viene in tuo aiuto per gestire anche attività semplici come bollire un uovo grazie ai timer predefiniti. Si tratta di un’applicazione a pagamento, che costa 4,99 euro per iOS e 9,99 euro per Mac.

Everyday

È un’applicazione minimalista che permette di scrivere una lista di attività come se lo facessi con carta e penna. È possibile anche gestire le sotto-attività, assegnare dei remainder ed una data di esecuzione. Per segnare che l’attività è stata svolta è sufficiente passare il dito da sinistra a destra. Everyday è gratis, ma per gestire liste extra e l’integrazione con il calendario il prezzo è di 2,99 euro al mese

Google Keep

È una semplice applicazione che permettere di aggiungere post-it con liste di cose da fare, immagini e documenti. Puoi associare alle attività una data di esecuzione ed un reminder che si attiva quando raggiungi un determinato posto. Puoi anche condividere le liste con altri utenti di Google, così da gestire semplici progetti in comune. Google Keep è gratis.

Google Tasks

Per gli utenti di Gmail è disponibile anche un’altra applicazione molto semplice. Per attivarla è sufficiente premere i tasti G e poi T in Gmail o cliccare su Tasks calendar in Google Calendar. Puoi aggiungere attività ed assegnare una data di esecuzione e ancora puoi spostare le attività nell’ordine che preferisci. Lo strumento è molto semplice, ma puoi aggiungere le tue attività anche alla posta elettronica. GoogleTasks è gratis.

Paperless

Con Paperless puoi creare liste di attività e niente altro. Non ci sono date di esecuzione, reminder o sotto-attività. È solamente possibile personalizzare le icone delle liste per trovarle più facilmente e gestire delle note. Per la lista della spesa, cosa mettere in valigia e cosa prendere per andare in montagna è perfetta! La versione Lite di Paperless è gratuita, ma esiste anche una versione a pagamento per $2,99.

Remember the milk

Questa è una delle prime applicazioni ad essere nata ed ha un approccio testuale. Puoi creare più liste, ognuna delle quali diventerà una scheda selezionabile. Puoi aggiungere la data di esecuzione, i reminder e le attivazioni con la localizzazione. È anche integrabile con Gmail, Google Calendar e Outlook così potrai vedere le tue attività anche dal posto di lavoro. Remember The Milk è gratis, la sincronizzazione con Outllok è in abbonamento a circa 2 euro al mese.

Swipes

La filosofia di Swipes non è tanto quella di favorire l’inserimento e la gestione delle attività, ma di integrarsi con Evernote, controllare il tuo account alla ricerca di nuove attività nelle note e convertirle in attività e progetti sul tuo telefono. Con Swipes puoi organizzare la tua giornata su una linea di tempo, posticipare e programmare le attività ed assegnare promemoria. Swipes è gratuita.

Taasky

Lo scopo di questa applicazione è di aumentare il focus sulle attività importanti, tanto che, scorrendo verso sinistra, l’attività viene marcata con una stella e viene automaticamente posizionata nella parte alta della lista. È possibile avere una sola attività prioritaria. È anche possibile ordinare le attività in ordine di priorità attribuendo dei colori identificativi. Taasky permette di gestire più liste ogni una con le proprie attività prioritarie. È disponibile a $1,99 per iOS e $3,99 per Mac.

TeuxDeux

Non tutto va completato in un solo giorno, questa è la filosofia di TeuxDeux. Con questa applicazione è possibile inserire le attività su ogni giorno della settimana. Non serve quindi impostare alcuna data di esecuzione in quanto è già insita nella pianificazione giornaliera. Se un’attività va in ritardo è possibile trascinarla sui giorni successivi. È anche possibile inserire attività ricorsive. TeuxDeux costa $3/mese.

1-3-5 To-Do

La cosa più interessante di questa semplice applicazione è la filosofia del concentrarsi per fare nella giornata le cose importanti prima delle altre. Ecco perché ci richiede di definire un’attività veramente importante, tre mediamente importanti e cinque non così importanti. Con questo approcci 1-3-5 To-Do si propone di farci fare almeno le attività che generano i nostri “mal di testa”. 1-3-5 To-do è gratis.

Detto fatto

Questo metodo è diventato popolare grazie al libro in inglese Getting Things Done, solitamente abbreviato con GTD, di David Allen e disponibile anche in italiano con il titolo Detto Fatto! Il GTD consiste in un potente metodo per gestire la lista della spesa e i dettagli delle attività, per tale ragione le applicazioni disponibili che prendono ispirazione da questo metodo possono assomigliare ad una lista della spesa, ma è anche possibile gestire sottoliste, tempo e molte altre proprietà. Le applicazioni che riportiamo non sono sempre di immediato utilizzo, ma se ti prenderai il tempo di apprendere il funzionamento potrai godere di strumenti di altissima produttività.

DropTask

Questa applicazione sicuramente stupisce per la grafica e l’approccio. È possibile creare un nuovo progetto ed inserire al suo interno le attività in un formato visuale originale. Infatti questa applicazione genera un cerchio all’interno del quale si annidano altri cerchi che rappresentano le sotto-attività. Ogni attività può essere assegnata a qualcuno ed è inoltre possibile definire la priorità e l’urgenza. Sono disponibili diverse visualizzazioni per le attività e diversi report di produttività. Sicuramente da provare. DropTask è gratis, costa 6,99 euro per la versione Pro.

Nozbe

Uno dei punti di forza di questa applicazione è sicuramente la portabilità considerando che funziona praticamente con tutte le principali piattaforme e che si integra perfettamente con Evernote, Dropbox, Google Calendar ed altro ancora. Come tutte le applicazioni GTD anche Nozbe permette di aggiungere attività, di gestire tag, contesti e progetti, ma in questo caso gli sviluppatori si sono focalizzati per rendere l’esperienza il più fruibile e semplice possibile utilizzando icone e colori per la catalogazione. Nozbe ha un costo di 8 euro al mese.

Streaks

Qualsiasi cosa tu voglia fare, da perdere peso a smettere di fumare, questa applicazione di aiuterà a farlo. Streaks è stata creata per essere un motivatore, ma non serve solo per progetti di questo genere; infatti è possibile definire qualsiasi attività da ricordare nella giornata anche ricorsiva. Una particolarità è che per aggiungere una nuova attività, raggiunto il limite massimo consentito per la giornata (gli sviluppatori dichiarano che lo hanno fatto per il tuo bene!) devi prima completarne una vecchia. Straks costa 4 euro.

Proprio perché le attività quotidiane spesso sono troppe (e spesso si finisce per perderle di vista) il consiglio che mi sento di darti è di provare l’applicazione che maggiormente gradisci, e soprattutto lo stile con il quale ti trovi maggiormente a tuo agio. Non esiste l’applicazione perfetta ma la modalità che più ti si addice per gestire la meglio la tua produttività.

Prima di chiudere, però, voglio suggerirti un’ultima applicazione. Infatti non sempre la cosa migliore è fare le cose, ma a volte è meglio delegare che produrre, è meglio far fare le cose è qualcun altro per aumentare la propria produttività!

Monkey On Your Back

Si tratta di un’applicazione piuttosto differente dalle precedenti: semplicemente ti permette di creare una lista di cose che vuoi che faccia qualcun altro. Crea una “scimmia” per ogni attività che vuoi delegare a qualcun altro e Monkey On Your Back invierà delle email di promemoria alla persona che desideri ed un’email a te per ricordarti quando l’attività è scaduta.

Ovviamente non ci sono solo le app per renderti più produttivo: ci sono anche strategie che ti permettono di essere più efficace, di gestire in meno tempo e con maggiori risultati il tuo lavoro. Se vuoi conoscerle, contattaci.

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